大容量のデータを送るとき、メールに添付して送るのはビジネス的にもマナー的にも良くないですよね。理由は、受信側のメモリの圧迫と、送受信に膨大な容量と時間を消費するからです。仕事でデータのやりとりをする場合、メールで送っても大丈夫なのは大体10MB以下。もしこの容量を超えてくるなら、ファイル転送サービスを使いましょう。
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大容量ファイル転送サービスはオンラインストレージよりも便利
ファイル転送サービスの特徴は、オンライン上（サーバー）にデータをアップロードし、そのURLを受信側に伝えることでダウンロードができるというシステムです。メールでURLだけを伝えればいいので、PCやメールの容量を圧迫しません。また、オンラインストレージのようにアカウント登録の必要がなく、誰でもすぐにサクッと使えるのがポイントです。
メールで送れない大容量データをURLで簡単に送る
メールでデータをやりとりしている時代には、トラブルが日常茶飯事に起こっていました。例えばこんなケースです。
- セキュリティの設定上、3MB以上のデータを送受信できない。
- メールに添付されているデータがPCやスマホに溜まり、容量を圧迫する。
- 10MB以上のデータの送受信に時間がかかる。
- MacとWindows間でデータの文字化けやクラッシュが起きる。
このような問題が起きたとき、今までならデータをCDに焼いて渡したりしていましたが、もはやそんなことをしなくてもオンライン上でやりとりができる時代になりました。CDを送付する手間とコストと時間を考えれば当然とも言えますが、当時一番有名だった「宅ふぁいる便」は50MBまでしか送信できず、100MBを超える大容量のデータはCDに焼くしかなかったんですね。おそらく4Gになったくらいで転送速度と容量が解決されたのだと思いますが、今では大容量ファイル転送は当たり前にできるようになりました。
そして、もう一つの問題はセキュリティによるフィルタ。3MBくらいの小さなファイルだとしても、セキュリティがしっかりしている企業ならセキュリティによるフィルタがかかり、添付ファイルを送受信できないというトラブルが非常に多いです。
この問題をすべて解決してくれるのがオンラインで使えるデータ転送サービスです。画期的だったfirestorageから進化を遂げ、今では「ギガファイル便」が一番便利に使えるオンライン転送サービスではないでしょうか。
「GigaFile（ギガファイル）便」の機能と使い方
ギガファイル便。転送可能容量は1ファイル200GBまで。保存期間はなんと最長で60日（！）。私はかれこれ8年以上愛用しています。
使い方は簡単です。トップページ下部のアップロード画面へ移り、はじめに保存期間を設定し（7日、14日、21日、30日、60日のいずれか）、送りたいデータを指定の場所へドラッグ&ドロップするだけ。すぐにアップロードが始まり、終われば「完了！」の文字と一緒にダウンロード用のURLが表示されます。これを送信相手のメールなどに貼り付け、相手側はURLをクリックしてダウンロードすればOK。ものの1分で大容量のデータが送れます。
データが複数ある場合は、フォルダに入れてZip圧縮してからアップロードしてもいいですし、一個ずつファイルをアップロードしてから「まとめる」ボタンでZipファイルにまとめても、どっちでも出来ます。
セキュリティ強化にパスワードの設定と手動削除の設定
機密情報が入ったデータをやりとりする場合には、ダウンロードパスワードの設定をしましょう。データをアップロード後、「ダウンロードパスワード」のところに任意のパスワードを入れ、設定ボタンを押します。相手にはURLと一緒にパスワードをお知らせしましょう。
また、ダウンロード後に手動で削除できる「削除キー」も活用すれば、二重でセキュリティの強化になります。アップロード後に表示されるダウンロードURLの右横にある「削除キー」を控えておき、ダウンロード後に「アップロードされたファイルの削除を行う方はこちら」に削除キーを入力すると、すぐにサーバーから削除できます。
ダウンロード後、相手に削除してもらう場合は削除キーを伝えておけばいいですし、ダウンロードが確認できた時点で自分で削除してもOK。もしダウンロード通知が欲しい場合は「メール」機能から送るといいですよ。（アップロードタブの右横）
ギガファイル便を超える！？海外版大容量データ転送「BitSend（ビットセンド）」【英語&中国語対応】
海外向け（英語対応）のデータ転送サービスならBitSendがおすすめです。日本語、英語、中国語に対応しており、使い方はギガファイル便とほぼ同じ。保存期間は14日までですが、容量はギガファイル便の上を行く容量無制限！保護パスワードも設定する事ができ、オンライン上でそのままURLも送信できます（最大20人まで）。海外だけでなく国内でも使えるので、機能面で見るとギガファイル便を超えるかもしれません。
英語や中国語にも対応しており、ページ右上の「Languages」から該当の言語を選べばその言語でダウンロードページが表示できるという優れもの。ワールドワイドな大容量データ送信サービスですね。
画像や動画が受信できなくなるメールの設定【SMTP or POP】
画像や動画のデータって結構重いです。高画質で保存している場合は特に重い。メールの受信設定にもよりますが、ほとんどの添付ファイルはPCの中に保存されていくので、知らない間にどんどん溜まり、容量を圧迫していきます。
例えばメールの詳細設定のところで、受信サーバーをPOPにしている場合、PCの容量が埋まるまで受信を続けます。手動で添付ファイルメールを消していかないと、知らない間に容量オーバーでメールが受信できなくなるなんてことにもなりかねません。
例えば受信サーバーがSMTPに設定されているなら、受信量が一定に保たれるので、溢れそうになると自動的に古いものから削除されます。でもこの場合、後からデータを確認したいときにはすでになくなっている可能性も出てきます。管理をしっかりしておかないと、後から困ることもあり得ます。
こんなことを心配しないよう、なるべくメールでデータ添付のやりとりは避けましょう。
画像や動画のデータを軽くする方法【オンラインでサクッと容量を下げる】
とりあえず手っ取り早くデータを軽くしたいときには、便利なオンラインコンバーターがあります。いずれにしても解像度が低くなることが予想されるので、荒くなっても大丈夫なデータなのかどうか、予めチェックしてから使いましょう。
- 画像とPDFのオンライン圧縮はこちら → Compress PNG
- 動画のオンライン圧縮はこちら → VideoSmaller
画像の解像度がどのくらい必要なのかについてはこちらで詳しく解説しています。よければ圧縮前に見てくださいね。
【印刷の解像度について】A4は350dpi、A1は250dpi、看板は180dpi【画像サイズと解像度の関係】 – freespace
また、Illustratorのデータをなるべく小さく抑えたい場合に使える保存形式の選び方について書いている記事もありますので、もしイラレを使っている方は参考にしてみてくださいね。
Illustrator（イラストレーター）が重い理由と解決策【イラレのフリーズ対策】 – freespace